Comment j’ai réussi à arrêter les to do lists… et décidé de m’y remettre six mois plus tard

Jolie to do list

Ah la to do list, ce fléau cette merveille de l’organisation ! J’ai passé beaucoup de temps sur mes to do lists, à les faire, les augmenter, cocher des trucs, mettre des codes, les classer de plein de manières. Aujourd’hui je m’en suis presque débarrassée. J’ai bien dit « presque » !

Je vous le raconte ici.

Mais avant, un enseignement : comme beaucoup de choses dans la vie, il m’a fallu du temps pour trouver le système qui me va. Et même au bout de plusieurs mois, voire années sur le même mode, tout peut encore changer (et c’est ok).

Le cahier à tout

Quand je travaillais régulièrement, j’avais mon cahier à tout, dans lequel je prenais toutes mes notes : une sorte de journal linéaire où les infos récoltées étaient plus ou moins entrées par date.

Je faisais des zones de couleurs (aléatoires) pour repérer les changements de sujet, et j’utilisais des mini post-it de couleurs en guise de marque-pages.

Cela faisait sens pour plusieurs raisons :

  • Que je travaille à plein temps ou non, cela rendait compte de la linéarité de mon poste / mon projet.
  • Dans le cadre de chacun de ces postes / projets, les infos et les actions étaient assez cohérentes entre elles pour être compilées en un même endroit – avant d’être versées dans les dossiers numériques ad hoc.

La to do périodique

Au fil de ce journal, j’avais régulièrement des pages de to do list, auxquelles je mettais une date de création. Je les gardais plus ou moins longtemps, selon le temps de réalisation des tâches (ou ma lassitude de me référer à une to do dont 90% des tâches sont cochées depuis longtemps).

J’ajoutais des petits carrés à cocher pour repérer les trucs faits, et je la marquais obviously d’un marque-page fluo repositionnable (passion post it).

To do list linéaire

La to do thématique

Au moment où je me suis mise à moins travailler (comprendre : contre rémunération), plein de trucs variés ont soudain occupé mon temps. Les projets de toutes sortes, les aménagements de mon bureau, les papiers de mon admin perso, les fleurs à acheter pour mes jardinières…

Dans mon cahier à tout, je gardais des pages de to do list régulières, mais je me suis mise à les compartimenter.

Au lieu d’une liste, j’en avais 4 ou 5 (ou 8) selon les périodes, les thèmes ou l’humeur du moment.

To do list rangée

L'agenda

Un beau jour du mois de novembre 2020, quelque chose s’est passé (je vous le raconterai plus tard) et je me suis mise à utiliser mon agenda +++.

L'emploi de mon temps

En plus des rendez-vous et des voyages prévus, j’ai commencé à y noter la totalité de l’emploi de mon temps. Des créneaux pour le projet avec X, pour le projet avec Y, pour faire mes papiers perso,  développer ma boîte, lire ce truc, etc.

Et c’est là-dedans que j’ai versé toutes mes to do.

Zéro to do list

À chaque fois que je pensais à quelque chose, je le faisais exister dans mon futur en le notant dans une plage horaire de mon agenda.

C’était bien plus fonctionnel qu’une liste flottante de trucs disparates !

En quelques jours, je n’utilisais plus de to do du tout. Le rêve !

Aujourd’hui encore j’utilise énormément mon agenda à la place de mes to do lists.

Le retour de la to do list

Mais ça a fini par me manquer… alors je m’y suis remise. Pour une seule situation : quand je dois avoir sous les yeux mes trois priorités du moment.

Car malgré mon agenda de feu, il y a des jours où je ne sais pas par où commencer. Dans ces cas-là, je suis tentée d’arbitrer sans fin !

Que faire ? Quoi zapper ? Pourquoi ? Ah oui mais en fait si je zappe ça ça me bloque pour ça… Et puis ben mince, je ne peux pas avancer sur ça tant que ça n’est pas fait, ah punaise.

Et ça peut durer des heures, cet aller-retours entre moi et moi-même.

Quand je me vois paniquer comme ça, j’attends que ça passe. Je commence par fermer les yeux, respirer un grand coup, me répéter que ça va aller (car en général, ça va aller).

Puis je décide, une bonne fois pour toutes, des trois (pas plus) priorités du jour. Les noter à la main sur un papier pour les avoir sous les yeux, ça m’aide à me recentrer.

Et quand cette micro to do list est traitée, je la jette.

Aujourd’hui, mes to do lists ont une durée de vie qui va de 5 minutes à une journée, grand max. Et ça fait du bien !

Affaire à suivre sur Art Boulot

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