Stop les réunions qui ne servent à rien !

rendre vos réunions efficaces

Comment rendre vos réunions efficaces ? Comment éviter cette horrible sensation de perdre du temps, de l’énergie, des infos pendant un temps d’échange avec des collaborateur·rices ?

Dans cet article, je passe en revue les signes d’une réunion de merde, et les bonnes pratiques pour y remédier. Le maître mot est : la structure. Et le bon sens aussi 💁🏻‍♀️

Beaucoup de ces pratiques ont l’air d’aller de soi, et c’est bien pour ça qu’on les oublie ! Un rappel des fondamentaux est donc nécessaire pour rendre vos réunions efficaces.

Et avant de voir ça, une question : combien ça coûte, une réunion qui ne sert à rien ?

Ça ressemble à quoi, une réunion pourrie ?

À un moment où je travaillais en structure, une réunion hebdomadaire me faisait cet effet. Dans les faits, on savait qu’on avait rendez-vous, toujours à la même heure au même endroit, toujours les mêmes personnes. Chacun·e prenait la parole à tour de rôle, abordant des sujets ou des questions ou des trucs de son choix.

En fait : chacun·e attendait son tour pour prendre la parole et se souciait assez peu du reste.

Exceptionnellement, un·e autre membre de l’équipe se joignait à nous pour parler d’un sujet précis. Je pense que c’était le seul cas où on avait droit à un semblant d’ordre du jour.

Ces réunions n’empêchaient pas les malentendus ou les conflits de planning, c’était désespérant !

Invariablement, elles débouchaient sur une série de rendez-vous individuels pour re “faire un point” sur l’un des points abordés. À se demander à quoi elles servaient 🤦

réunions pourries

Combien ça coûte, une réunion qui ne sert à rien ?

Déjà, le temps passé dans une réunion qui ne sert à rien est perdu à jamais. Ça, c’est un fait.

En plus, une réunion qui ne sert à rien peut faire perdre encore plus de temps : en donnant l’impression que les choses avancent sur un projet, alors que non. C’est une méta perte de temps quoi 😱

Encore en plus, une réunion qui se mène nulle part a un coût en santé mentale. L’impression que son propre travail ne sert à rien est un facteur avéré de risque psychosocial. Dit autrement, le fait de se sentir utile au travail est un critère de qualité de vie au travail (QVT, dans le jargon).

Donc les deux heures à parler pour ne rien dire, avec des gentes qui n’ont cure de ce que vous racontez ⇒ mauvais.

Réunions pourries = perte de temps au carré + dommages sur la santé mentale

Pour prévenir cela, une double solution : 1) préparez vos réunions, et 2) exigez que vos collaborateur·rices fassent de même.

Ça passe par une structuration des trois temps d’une réunion : l’avant, le pendant et l’après.

Rendre vos réunions efficaces : l’avant

Une réunion efficace, ça ne sort pas de nulle part, ça se prépare.

Fixer un objectif (et le partager)

Si la réunion a été décidée, il y a une raison. Elle doit permettre de prendre des décisions, entrer en action ou partager des informations. Et parfois, ces trois choses à la fois.

Même si c’est une réunion périodique — genre la réunion d’équipe du lundi matin — il faut rappeler son objectif en même temps que la convocation.

Pour donner aux participant·es la possibilité de préparer des choses si besoin, mais aussi de se préparer. On ne va pas de la même manière à un rendez-vous d’information et à une réunion de travail (par exemple).

Fixer un objectif à une réunion

Faire un ordre du jour plus ou moins simple...

L’ordre du jour vient détailler l’objectif. Il peut être très simple ! S’il s’agit d’une réunion d’information, l’ordre du jour sera probablement :

  • présentation de X
  • questions

…auquel cas évidemment, pas besoin de détailler plus que ça.

Le temps de questions-réponses va de soi dans la plupart des cas, mais je trouve quand même utile de dire qu’il y en aura un. Ça peut adoucir la perspective de la réunion (qui a envie d’une réunion d’information à sens unique ?), et c’est un moyen d’intégrer les participant·es en amont de la présentation en question.

(Bien sûr, pas la peine de prétendre laisser la place à un échange si vous n’en avez pas l’intention)

...et systématique

Détaillé ou non, dans tous les cas, un ordre du jour est indispensable. On essaie de l’anticiper comme on peut, mais il doit être là.

Idéalement, les participant·es à la réunion collaborent sur l’ordre du jour.

Dans mes expériences de pilotage horizontal de projet, chacun·e ajoute un ou plusieurs points à l’ordre du jour, sur un document partagé.

Selon le contexte, on n’a pas besoin d’être très précis à ce stade. Le minimum, c’est de prévenir les collègues du nombre de points abordés.

faire un ordre du jour à la réunion

Il y a des situations plus formelles où l’ajout de point à l’odj (le petit nom d’ordre du jour, vous aurez compris) suit un protocole précis. Dans une structure culturelle où j’étais salariée, on pouvait soumettre un sujet au conseil d’administration, à condition de transmettre sujet et documentation adéquate à l’administrateur·rice, dans un certain délai avant la réunion.

Un peu relou d’avoir à anticiper des semaines entières.

Tu m’étonnes.

“Salut ! voici le cr et les décisions du dernier CA. Le prochain est dans un mois, envoyez-moi vos points avant 15 jours”.

Certes on n’avait pas des suggestions à faire toutes les semaines non plus, mais vous voyez le truc. Ceci dit : ça nous obligeait à faire nos devoirs. C’est fort dommage que dans cette même structure, on zappait complètement cette rigueur quand il s’agissait de réunions internes 🙃

Alors ok, me direz-vous, mais quid des réunions où on est invité·e ?

Dans ce cas, c’est carrément légitime de demander l’ordre du jour aux organisateur·rices.

Au mieux, vous l’aurez et pourrez vous préparer techniquement et mentalement 🏋️

Au pire, il n’y en a pas, et ce sera une délicieuse manière de souligner leur flemme vous saurez que vous n’avez rien à attendre de ces personnes en matière de rigueur 💁‍♀️

(prenez une minute pour vérifier que ces infos ne se cachent pas dans un autre email ou dans une pièce jointe de l’événement Outlook, just in case).

Communiquer la liste des participant·es

Indiquer à qui s’adresse la réunion et qui sera présent·e va sans dire… mais ça va mieux en le disant. Si des participant·es sont extérieur·es, un rappel de leur fonction ou leur rôle sur le sujet abordé est bienvenu.

Allez, encore un truc qui semble évident (mais que… bon) : c’est mieux de prévoir un ordre du jour cohérent avec les personnes invitées à la réunion. Et inversement : invitez les personnes concernées, c’est mieux.

Vous avez déjà taillé un costard à une personne absente en réunion ? Moi aussi. Ces interprétations et suppositions en roue libre, c’était nase. Qui a besoin de ça, franchement ?

Partager la liste des participant·es à une réunion

Rendre vos réunions efficaces : pendant

Rappeler l’objectif en début de réunion

Il y aura toujours un·e distrait·e qui aura oublié, alors oui, on le rappelle en début de session.

Énoncer le but d’une réunion sur le moment, c’est aussi un engagement public et collectif : un rappel à toustes du focus à avoir dans les discussions, et une autorisation (pour chacun·e) à les recentrer si elles s’égarent.

Rappeler l'objectif de la réunion au début

Faire un compte-rendu en temps réel

Le compte-rendu de réunion est essentiel pour garder la mémoire des échanges et/ou pour transmettre des informations à des personnes absentes.

Et on le fait pendant la réunion, please. On veut des faits et si on ne les note pas, les faits s’envolent.

Le plus simple est de prendre l’ordre du jour et le compléter au fur et à mesure, le renommer “cr” au lieu de “odj” et c’est réglé.

(oui je parle d’un ordre du jour numérique)

Et qui le fait, ce compte-rendu ? Excellente question Jean-Pierre Précis.

S’il n’y a pas de personne désignée par sa fonction, c’est bien de le faire à plusieurs, via un doc partagé en ligne, ou en prenant place à l’ordi à tour de rôle (on n’oublie pas de se solution-hydroalcooliser les mains avant).

Et quand je dis à plusieurs, on évite de laisser les f*mmes prendre toute la charge de cette tâche ingrate (une pratique un peu trop fréquente 👈 scrollez down jusqu’au paragraphe “Travail logistique : une activité essentielle et dévalorisée assignée aux femmes”).

Noter les présent·es

Oui oui oui, on fait l’appel en début de réunion, sacré bon sang de bonsoir. En rappelant la fonction ou le rôle des personnes si ce n’est pas évident pour tout le monde.

Répartir la parole

La parole, ce truc très inégalement réparti “naturellement”, vous voyez ? Bah là il faut la répartir rationnellement. Pas en fonction de qui gueule le plus fort❣️ C’est la responsabilité de la personne manageuse, mais en cas de défaillance, hésitez pas à prendre le relai. Ça peut être un simple “Tu voulais dire un truc, Anne-Silence ?”

répartir la parole en réunion

Noter les décisions prises et les prochaines actions

Au fil des sujets, noter dans le compte-rendu les décisions prises, les ajouts d’information utiles, et les prochaines échéances.

On note ça de manière partageable à d’autres ! Je vous vois, les spécialistes du “adhésions – 20/01 – 28/02 ☑️” !

Le compte-rendu permet de garder une mémoire, pas une vague impression brumeuse de la réunion.

Donc on prend 10 secondes de plus pour taper : “ouverture des adhésions du 20/01 au 28/02 — Machin met l’info en ligne avant vendredi”

Avec des noms, sujets de verbes d’action.

Préparer la suite

Notez les trucs prévus et non abordés dans l’ordre du jour de la réunion suivante.

Planifier la prochaine réunion.

Et prévenez qu’un compte-rendu sera envoyé. Car oui, j’ai déjà rencontré ce cas : recevoir un cr alors que j’allais en faire un 🙄

Rendre vos réunions efficaces  : après

Ce compte-rendu rempli de choses importantes, on s’assoit dessus ?

Bah non hein, on va le transmettre à toutes les personnes concernées. Ça peut déborder les seules personnes présentes à la réunion.

NB : est-ce qu’on surcharge les boîtes mails de tout le monde ? Sûrement pas : on met le doc sur le serveur partagé ou le drive et on transmet le lien 😈

stop la surcharge de mails

De l'importance de rendre visible la structure de votre réunion

Voilà ! Vous avez le minimum vital pour rendre vos réunions efficaces. Ça tient en quatre choses :

  • convocation/invitation avec ordre du jour, objectifs, personnes présentes
  • compte-rendu fait en temps réel, précis sur les actions, les décisions et les personnes
  • partage du compte-rendu
  • préparation de l’échéance suivante.

Tips en plus : essayez d’insuffler ces éléments à vos rendez-vous pros, même ceux qui n’ont pas l’appellation officielle de réunion, ça peut servir 😉

Bien sûr, aucun de ces éléments ne garantit que tout le monde jouera le jeu.

On connaît toustes cette personne qui monopolise la parole, détourne les discussions et énerve tout le monde. Ces personnes prennent beaucoup de place, mais elles sont très souvent seules dans un groupe.

Quand vous organisez une réunion, pensez aux gentes qui ne sont pas cette personne. Iels apprécieront que la structure en soit visible et exprimée. Ça donne de la force pour s’y conformer, je vous assure.

Je repense à un projet auquel je participe depuis un an et demi environ. Récemment, un·e des collaborateur·rices faisait cette remarque : “Grâce à toi Géraldine, on a des réunions structurées avec des ordres du jour et tout”.

J’étais (très flattée) assez étonnée ! Quand je me suis jointe au projet, son initiateur·rice faisait déjà des ordres du jour. C’est d’ailleurs l’une des choses qui m’a fait me sentir bien : il y avait la possibilité officielle de structurer le travail 🤩

Ma contribution personnelle a juste été de profiter de cette possibilité pour l’ancrer dans nos habitudes et la prolonger, ce qui donnait cette impression que je menais ça seule. En fait, on se sentait toustes soutenu·es par les autres dans la structuration de nos rendez-vous.

Donc, vraiment : affichez vos envies de structure 📣

Et sous avez besoin d’aide pour structurer vos réunions, je suis là.

Allez, bisous !

Affichez vos ambitions de structure

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