Récupérer un fichier Excel et y comprendre quelque chose

Excel - récupérer un fichier avec des trucs chelous

Vous avez déjà récupéré un tableau Excel d’un·e collègue et rien pigé à ce qui se passe ?

Voici quelques trucs pour vérifier votre fichier Excel.

En (déc)ouvrant un fichier de tableur créé par quelqu’un·e d’autre, on peut avoir affaire à des absurdités complètement énervantes. Des trucs ressemblant à des bugs incompréhensibles 😠 et qui font perdre un temps fou.
Ça a été mon cas pendant longtemps, je compatis grandement !
Bien souvent, il y a une explication logique à ces bugs : c’est une question d’affichage, une option à activer ou désactiver.
Pour vous épargner ces prises de tête si vous débutez sur Excel, voici une série de “bugs” et leurs explications logiques.

Point vocabulaire

Juste pour être sûre qu’on parle de la même chose :

Lexique Excel - Menus - Sections des menus - Cellule active - Feuille de calcul
Lexique Excel - Barre de formule - Barre d'état - Onglet de la feuille de calcul - Zoom

Ceci précisé, voyons maintenant les problèmes qu’on peut rencontrer sur un fichier Excel quand on n’a pas le mode d’emploi (ou la mémoire) des réglages effectués.

Les premières lignes ne bougent pas quand je scrolle down

Variante : les premières colonnes ne bougent pas quand je scrolle droite.

Explication : il y a des lignes ou des colonnes figées

On peut « figer » la ou les premières lignes d’un tableau par exemple, pour garder visibles les titres des colonnes.

Ici, mon tableau de contacts fait 208 lignes, je suis bien contente de pouvoir garder en vue les intitulés quand je scrolle down :

Excel - figer des lignes ou des colonnes

Il n’y a vraiment rien de rien qui bouge ?

2 possibilités :

  • La ligne ou colonne figée prend beaucoup de place…
Excel - figer des lignes ou des colonnes
  • …ou il y a beaucoup de lignes ou colonnes figées.
Excel - figer des lignes ou des colonnes

Alors, que faire ?

Repérez où s’arrêtent les colonnes ou les lignes figées. Il y a une bordure plus large à cet endroit :
Excel - figer des lignes ou des colonnes

On peut défiger les lignes ou les colonnes, par la fonction Libérer les volets.

Excel - libérer les volets
On peut aussi réduire la taille des lignes ou des colonnes figées. Quitte à réduire la taille de typo, ou à masquer une une partie du contenu.

Tiens d’ailleurs, en parlant de masquer… il manque pas des lignes à votre tableau ?

Il manque des lignes ou des colonnes à mon tableau

Si vous regardez bien le tableau ci-dessous, il manque des lignes et des colonnes. Les numéros et lettres en bordure de la feuille de calcul ne se suivent pas, et sont séparés par des limites doubles :

Excel - lignes et colonnes masquées

On peut s’en rendre compte, aussi, si une somme nous semble erronée.
Dans ce tableau de budget, la somme en C14 (total budget) est différente de la somme affichée dans la barre d’état* :

Excel - cellules masquées et barre d'état

Explication : il y a dans ce tableau des lignes et des colonnes masquées

On peut décider de masquer des lignes, des colonnes ou des feuilles de calculs. Elles restent actives (prises en compte dans les fonctions par exemple) mais si on n’en a pas l’utilité dans le suivi, ça clarifie un peu le bidule.
(*On reparlera de cette barre d’état.)

Alors, que faire ?

Pour les démasquer, on va les afficher.

Sélectionnez les lignes ou colonnes voisines des masquées, clic droit, choisissez Afficher.

Excel - afficher lignes et colonnes masquées

Profitez-en pour vérifier s’il y a des feuilles masquées, en faisant de même sur un onglet.

Maintenant, vous avez compris le principe des trucs masqués, mais ya un truc bizarre… sur votre feuille de calcul, vous voyez des + dans les bordures ? Voyons cela de plus près.

Il manque des lignes ou des colonnes ET il y a des petits + et des numéros chelous sur les bords

Votre feuille ressemble à ça ?
Excel - les signes + dans les bordures de la feuille de caulcul

Explication : les lignes et colonnes sont groupées

Pour cacher certaines lignes ou colonnes, on a aussi la solution de les grouper. Je reviens plus bas sur l’intérêt de grouper VS masquer 😉

OK c'est groupé, mais que faire ?

En cliquant sur les +, vous dépliez les groupes, aka vous affichez les lignes qui étaient cachées (ne pas confondre cachées et masquées, grands dieux !)
Excel - afficher les lignes groupées
Et dans l’angle haut gauche de la feuille, vous avez un 1 et un 2 qui indiquent le nombre de niveaux de groupe (ne pas confondre groupe et niveau de groupe : ici ya 2 niveaux de groupe et 4 groupes).

Et maintenant, si on voyait la manip Grouper depuis le début ?

La manip Grouper depuis le début

Ça se passe dans le menu Données, section Plan, bouton Grouper.

Excel - grouper des lignes ou des colonnes
À l’étape 4️⃣, si vous devez choisir entre Plan automatique et Grouper, choisissez Grouper. Plan automatique, c’est au cas où la machine reconnaît dans votre sélection un plan logique, elle fera un regroupement en fonction. Ça ne nous intéresse pas ici, mais testez ça plus tard, un jour où vous aurez le cœur à la découverte.

Et pour dégrouper, c’est la fonction Dissocier, juste à côté.

À noter : les groupes se forment au niveau de la ligne ou la colonne suivant la sélection. Dans mon exemple, je sélectionne les lignes 4 à 8. Quand je les groupe, le + apparaît sur la ligne 9.

Excel - grouper des lignes

À noter (2) : le résultat diffère entre la somme affichée en barre d’état (ne tient compte que des cellules affichées) et la somme résultant d’une fonction (qui elle tient compte de toutes les cellules, affichées ou non).

Promis on reparle de cette barre d’état.

Excel - fonction grouper : attention à l'affichage dans la barre d'état

L'intérêt de grouper VS masquer des lignes ou des colonnes

  • Ça permet de jongler easy entre deux affichages, en un clic, sans annuler les groupes
  • ce qui nous arrange, car il n’est pas toujours judicieux de dissocier des lignes qui ont été groupées par quelqu’un·e d’autre…
  • d’autant que les petit + dans la bordure de la fenêtre sont de précieux indicateurs, à destination de vos collègues qui ne sont pas dans votre tête quand vous masquez des trucs.
  • Par ailleurs, on peut créer des groupes et des sous-groupes de manière logique en fonction de l’arborescence du document (cf les niveaux de groupes évoqués plus haut).

Ce sera tout pour aujourd'hui

…mais je reviens bientôt avec mes astuces pref sur Excel, et leur équivalent sur Google Sheet d’ailleurs.

Restez tuned !

cet outil magique

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