Faire des calculs simples sur Excel (sans taper de formule)
Vous avez déjà récupéré un tableau Excel d’un·e collègue et rien pigé à ce qui se passe ?
Voici quelques trucs pour vérifier votre fichier Excel.
En (déc)ouvrant un fichier de tableur créé par quelqu’un·e d’autre, on peut avoir affaire à des absurdités complètement énervantes. Des trucs ressemblant à des bugs incompréhensibles 😠 et qui font perdre un temps fou.
Ça a été mon cas pendant longtemps, je compatis grandement !
Bien souvent, il y a une explication logique à ces bugs : c’est une question d’affichage, une option à activer ou désactiver.
Pour vous épargner ces prises de tête si vous débutez sur Excel, j’ai créé une série d’articles sur les trucs à vérifier quand on récupère un fichier Excel.
Aujourd’hui, voyons comment vérifier des calculs sans retaper de formule.
Point vocabulaire
Juste pour être sûre qu’on parle de la même chose :
Ceci précisé, voyons maintenant un petit truc tout simple, qui m’a fait faire des bonds de géante sur Excel.
Faire des calculs simples sans taper de formule
Vous pouvez avoir besoin de faire un calcul, mais pas besoin de garder le résultat.
La barre d’état est une mine d’or pour obtenir des résultats simples, en quelques clics et sans taper de formule.
Comment ça marche ?
Il suffit de sélectionner les cellules dont vous avez besoin pour votre calcul (les antécédents), et jeter un œil à la barre d’état au bas de votre fenêtre.
Plusieurs calculs sont proposés dans cet exemple : la moyenne, le nombre de cellules non vides, le nombre de cellules contenant une donnée chiffrée, la somme.
Un clic droit sur la barre d’état faire apparaître un méga menu, dans lequel (entre autres), vous avez d’autres calculs possibles :
Il suffit de les cocher pour afficher ceux dont vous avez besoin : Moyenne, nombre (non vides), nombre (nombre), etc.
L'intérêt de ces calculs
Le nb (non vides) = le nombre de cellules contenant une donnée. Dans une colonne où toutes les cellules ne sont pas remplies, ça peut être utile. Dans notre exemple, on pourrait de cette manière voir combien de personnes se sont manifestées pour s’inscrire (différent du nombre d’inscrit·es au final).
Minimum & maximum donnent l’amplitude de l’ensemble de la plage sélectionnée.
Peut être utile :
- dans un budget : on veut toujours savoir ce qui coûte le plus cher
- un tableau de fréquentation : quand sont les pics et les creux de fréquentation ?
- dans toutes les données statistiques en général.
Et bonus : ça marche aussi sur Google Sheet
Voilà.
Vous connaissiez ce truc ? Quand je l’ai découvert, mon cerveau a explosé de joie. J’adore Excel. Sans même parler des fonctions, il y a déjà une foule d’options pour afficher seulement ce dont on a besoin.
Si vous utilisez Excel pour la gestion de projet culturel, et que vous voulez encore plus de trucs comme ça, j’ai conçu une formation spécialement pour vous : Utiliser un tableur pour la gestion de projet culturel.
Dans cette formation, on va passer en revue tout ce qui nous sert, spécialement dans la gestion de projet en art contemporain. Fréquentation, budget, gestion de contacts, vous saurez tout sur le suivi de projet avec Excel ou Google Sheet.
