Repérer les formules sur Excel

Repérer les formules dans un fichier Excel

Vous avez déjà récupéré un tableau Excel d’un·e collègue et rien pigé à ce qui se passe ?

Voici quelques trucs pour vérifier votre fichier Excel.

Cette fois-ci, on va voir comment identifier rapidos où sont les fonctions et comment elles marchent.

Pour mes autres astuces sur Excel, suivez le guide.

Point vocabulaire

Juste pour être sûre qu’on parle de la même chose :

Lexique Excel - Menus - Sections des menus - Cellule active - Feuille de calcul
Lexique Excel - Barre de formule - Barre d'état - Onglet de la feuille de calcul - Zoom

Ceci précisé, voyons maintenant les problèmes qu’on peut rencontrer sur un fichier Excel quand on n’a pas le mode d’emploi (ou la mémoire) des réglages effectués.

Comment savoir où sont les fonctions dans ma feuille de calcul ?

Comment savoir si les données que vous avez devant vous sont des constantes (saisies telles quelles) ou le résultat de fonctions ? Bon, il y a bien la solution « à la main » : cliquer dans chaque cellule l’une après l’autre, et guetter ce qui s’affiche dans la barre de formule. Si c’est différent de la donnée dans la cellule : c’est une formule.

La méthode express sera plus utile cependant.

Méthode express pour repérer les formules

Menu Accueil, section Édition, bouton Rechercher et sélectionner, choix Formules.
Excel - afficher les formules d'une feuille de calcul
Hop ! les cellules contenant des formules sont sélectionnées :
Excel - grouper des lignes ou des colonnes

Ça veut dire que dans ces cellules, la valeur affichée dépend d’une fonction.

On sait que les fonctions sont (notamment) des calculs en utilisant d’autres cellules… la question logique est donc : comment savoir à quoi toutes ces fonctions font référence ?

Facile.

Comment trouver les références d'une fonction ?

Nan parce qu’on a bien compris qu’on pouvait le faire en double-cliquant sur chaque formule de la feuille, mais il doit y avoir une méthode plus rapide…

En effet.

Méthode plus rapide pour repérer les références d'une fonction

Sélectionner la cellule où réside la fonction aux références mystérieuses.

Menu Formules, section Vérification des formules, bouton Repérer les antécédents.

Excel - trouver les références d'une fonction - repérer les antécédents

Retenons au passage que : antécédents d’une formule = références d’une fonction.

Excel - trouver les références d'une fonction - repérer les antécédents

Et hop ! des flèches relient les antécédents à votre cellule initiale. Si vous cliquez encore, vous verrez les antécédents de ces antécédents. Les cellules qui servent à calculer les résultats de celles qui servent à calculer le résultat final.

Vous suivez ?

Fort bien.

Vous pouvez remonter ainsi jusqu’au premier niveau de données ayant servi pour vos fonctions : ce seront des données constantes.

Pour supprimer les flèches : menu Formules, section Vérification des formules, bouton Effacer les flèches.


Maintenant, on aimerait partir d’une donnée constante pour voir dans quelles fonctions elle est utilisée.

Easy.

Comment trouver les fonctions utilisant une donnée en particulier ?

On sait now qu’on pourrait le faire, là aussi, en double-cliquant sur chaque formule de la feuille, mais il y a une méthode express, vous vous en doutez. Voire, vous avez déjà repéré ce que c’est. 

Méthode express pour repérer les formules faisant référence à une cellule

Sélectionner la cellule où réside la fonction aux références mystérieuses.

Menu Formules, section Vérification des formules, bouton Repérer les dépendants.

Excel - afficher les formules issues d'une cellule - repérer les dépendants

Retenons au passage que : dépendants d’une cellule = fonctions qui y font référence.

Excel - repérer les dépendants d'une fonction (les données utilisées dans une formule)

Et hop ! des flèches relient les cellules contenant les fonctions correspondantes à votre cellule initiale. Si vous cliquez encore, vous verrez les dépendants de ces dépendants. Jusqu’à arriver à la fonction ultime (I mean la dernière de cette chaîne de fonctions) dont le résultat n’est pas utilisé dans d’autres fonctions.

Rappel : pour supprimer les flèches c’est menu Formules, section Vérification des formules, bouton Effacer les flèches.

Vous connaissiez ces trucs ? Vous allez les tester dans vos tableaux de bord ? Racontez-moi 🙂

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